韩玉梅 黄坤坊：美国的档案工作

<美国的档案工作
韩玉梅黄坤坊
一、概况
美国的历史不像欧洲国家那样悠长。是以美国档案工作的历史也较为年轻。一九三四年以前,美国联邦政府各机关的档案,甚至是一百五十年前形成的档案,都由各机关自己保存。直到一九三四年六月十九日,美国国会才通过了由罗斯福总统签署的关于建立国家档案馆的法令。这是美国的第一个档案法令。它规定,国家档案馆的任务是:吸收、保管、整理和提供利用联邦政府各部门的档案。在美国国家档案馆成立之前,大约有三分之一的州已经建立了州档案馆。
一九四九年至一九五o年,美国国家档案馆进行了改组。在这之前,该馆由国会直接领导,馆长由总统任命。一九四九年,美国为了更好地办理现行机关的文件,将国家档案馆改组为国家档案与文件局,划归联邦总务署领导,作为该署的一个所属机构。局长由总务署任命。与此相适应,美国国会于一九五o年玄月五日通过了第二个档案法令——《联邦档案法》.这个法令规定,美国国家档案与文件局不仅要对档案的办理情况进行监视,而且要对现行机关文书处置惩罚部门文件的形成、分类、立卷、保管、鉴定和销毁进行监视。由此可以看出,国家档案馆的改组,不单纯是名称上的改变。通过改组扩展了档案机关的权力,从只办理联邦机关的档案,扩展到对现行机关文书处置惩罚工作进行监视,并管辖联邦文件中心。
由于采取了这些个措施,美国实现了对联邦政府机关的文件和档案的集中统一办理。美国的档案工作获得了较为迅速的发展。档案工作的机械化和自己主动化程度也比较高,与各国档案工作相比,处在领先地位。此外,在档案的保护技术方面也进行了一些比较深入的研究,采取了一些比较有效的措施。
当然,美国的档案工作也有明显的缺点。虽然实现了对联邦政府机关的文件和档案的集中统一办理,但由于美国是以私有制为根蒂根基的联邦制国家,国家档案与文件局同各州档案馆没有业务上的指导关系。档案机构之间缺乏接洽。保管档案的机构八门五花,各自为政。在美国,除了国家档案馆和各文件中心负责保管联邦政府机关的档案文件外,图书馆、博物馆、私人企业、公司、财团以及科研、文教、宗教和其他非官方机构都保存档案文件,而且都不向国家档案馆和文件中心移交,都不受国家档案机构的监视和节制。许多贵重的档案没有掌握在国家手里。
二、档案工作机构
(一)美国国家档案与文件局。简称国家档案局,一九四九年由国家档案馆改组而成。改组后不但名称变了,职权范围也扩展了。档案馆现在只是国家档案与文件局的一个主要组成部分。只管如此,美国档案工作者有时仍然习惯地把国家档案局叫做国家档案馆。今朝,国家档案与文件局还负责管辖国家档案馆的十一个地域分馆、十四个文件中心、一个缩微胶片保险副本档案库和七个总统图书馆。另外还负责监视和帮助健全联邦政府各机关和主管部门的文书处置惩罚工作。为了完成这些个任务,国家档案与文件局设如下机构:
1.局长室。负责领导和协调所属各档案机构的勾当(包括全国性的和国际性的);制定持久的(五年)和年度的工作计划和预算;通过局的地方官员领导和协调各地域的档案工作。
2.主任室。协助局长室制定工作计划,领导该局在全国规模内的勾当。在正副局长缺席时,取代局长在国会和其他联邦政府机关维护该局的利益;主任室下设四个科:①全国视听情报中心,负责向各方面提供情报和出售视听情报材料;②干部科,负责研究国家档案机关人员编制方面的现行政策和长远政策;③计划和分析科,负责计划和分析国家档案和文件局各方面的勾当;④技术设备科,负责向所有档案机构提供物质和技术服务,解答档案建筑规范、库房技术设备、缩微复制、档案保护技术等方面的问题。该科又分技术设备、行政事务、文件保护技术、影片和缩微拍照文件、录音文件、照片文件等六个股。
3.联邦文件中心办理处。负责领导十二个地域性的文件中心和两个全国性的人事文件中心。联邦文件中心分别为各该地域的联邦政府机关服务。建立这些个文件中心的目的,是为了更加经济地集中保管各机关的文件(较在各机关分散保管费用低),以及更好地为机关和公民查寻和利用服务。
联邦文件中心,从性子上讲,是一种中间性的比较经济的档案库。每一年移交给文件中心的文件约有八十万立方英尺,而其中有六十万立方英尺需要销毁。到一九七七年为止,十四个文件中心共保存有近一千三百万立方英尺的文件。
两个人事文件中心设在密苏里州的圣路易斯。一个负责保管联邦机关前文职人员的约七万万卷入事文件;一个负责保管前陆、海、空军军职人员的约五千五百万卷人事文件。这两个文件中心进行着大量查寻工作,每一年发给个人的证明材料达二百多万份。文件中心在这方面的工作是自己主动化的。关于人员的姓名、出生日子,工作地点、卷号、文件在库房的储存安放位置等项材料,都输入了电子计算机。
4.联邦出版处。下设立法性文件编辑出版科和总统文件编辑出版科。任务是汇编和出版《美国法律大全》、《联邦决议法典》、《总统每周文件集》、《总统国务文件集》、《地方联邦当局决议法典》等。
5.国家档案馆办理处。负责领导联邦国家档案馆及其十一个地域分馆的工作,设有档案鉴定,视听档案、地图档案,机关档案、机读档案、军事档案等科室,分别掌管各类档案。
6.总统图书馆办理处。负责总统图书馆所藏文件材料的安全、整理和编制科学参考工具书,公布和提供利用。该处与白宫及其他有关机关和个人共同研究解决与建立总统图书馆有关的问题,因为这些个图书馆不仅保存有总统的文件,而且还保存有总统及其家庭成员的私人物品、赠品、书籍、文章以及与总统担任职务时期有关的材料和物品。
7.文书处置惩罚工作指导处。负责监视联邦政府各机关的文书处置惩罚工作和文件办理工作,制定文件的规范格式和信函、报告、总结以及其他品类的文件的书写规范。今朝已制定和使用有六十七种文件的规范格式。此外,该处还负责举办文书处置惩罚工作讲座,帮助社团和检查机关的文书处置惩罚工作,制定工作细则。
8.宣传教育处。负责立志求学术界、大中学生及住民宣传档案工作和档案馆所保存的文件材料,举办档案展览,出版档案科学参考工具书和《档案入门》杂志及其他情报资料。还负责与电台、媒体及社会各界保持接洽,社团到国家档案馆参观。宣传教育处下设宣传、出版和教育三个科。
(二)国家档案馆及其十一个地域分馆。美国国家档案馆实际上是一九三一年破土兴建的。一九三四年按照关于建立国家档案馆的法令正式成立,一九三五年十一月才开始启用。馆内各类设备到一九三七年才安装完结。库房内安装有温湿润程度和灭火自己主动节制装配。库房没有窗户。该馆座落在华盛顿哥伦比亚特区,它是今朝世上最大的档案馆。美国政府各机关有关里政、交际,军事等各方面的档案,都保存在该档案馆内。到一九七七年为止,美国国家档案馆保存着约九十万立方英尺的纸质档案、一百五十多万份地图,四百五十多万份照片、四千五百多万英尺纪录影片、三千四百多万份唱片和磁带。这些个档案材料反映着美国从殖民地时代至今的历史。馆内设有一个永久性的档案展览厅。展出的档案有《美国宪法》、《独立宣言》、《权利法案》等。这些个珍贵档案都放在专门制作的防尘防潮的青铜器玻璃盒内。盒里充有氦气。安装有专门的滤光器,防止文件受到太阳光的照射。遇有火警或地震,几秒钟之内即可把这些个盒子送入地下安全室内。展览用房、档案馆的库房和办公用房是分开的,有单独的出入口。
今朝,美国国家档案馆各个库房都已达饱和状态,没有办法再接续吸收档案。为了解决库房危机,除向华盛顿文件中心借用一部分库房外,在一九六七——一九六九年还建立了十一个地域分馆。由这些个地域分馆负责吸收和保管美国联邦政府各机关在各地域形成的需要永久保存的档案,并负责向研究者提供利用。但设在哥伦比亚、马里兰、弗吉尼亚、西弗吉尼亚等地域的联邦机关不向这些个地域的档案分馆移交档案,而是直接移交给华盛顿文件中心保管。
为了便于提供利用,地域分馆还保存有美国国家档案与文件局复制的档案缩微拍照副本以及国家档案馆内最有价值的档案的介绍材料。
美国国家档案馆及其十一个地域分馆都设有阅览室和资料查询室。阅览室内配备有缩微胶片阅读拷贝机,供研究人员使用。
美国国家档案馆的主要科学参考工具书,是档案目录、索引和指南。其内部实质意义包括机关 (全宗构成者)及其机构的简史,关于文件成分和内部实质意义的简要说明及利用前提。对于定期向国家档案馆移交档案的机关,还设有备用目录,以便接续登记新移交来的档案。美国国家档案馆还把接交凭证材料看成科学参考工具书,在查寻工作中广泛加以利用。
美国国家档案馆把档案分类单位叫“档案组合”。一个大的档案组合相当于我国的一个档案全宗的观点。规范的档案组合一般由一个机关的全部档案组成。但是,假如认为某个机关所属机构的文件,对于研究美国联邦机关史有特殊意义,那么这个机构的文件也可以单独组成一个档案组合。个人的全部文件和证件可构成个人档案组合。
(三)总统图书馆。美国现在有七个总统图书馆:罗斯福图书馆(纽约),胡佛图书馆 (伊阿华州),杜鲁门图书馆(密苏里州),艾森豪威尔图书馆(堪萨斯州),肯尼迪图书馆(马萨诸塞州),约翰逊图书馆(得克萨斯州),福特图书馆(密西根大学)。
其他总统的文件则保存在不同的文件库内,其中有二十三个总统的文件保存在国会图书馆,六个总统的文件保存在国家档案馆。
在美国,无论是政府的雇用人员或私人企业的雇用人员,其受雇时期形成的文件均为雇主的产业,而不算作受雇者的产业。只有总统等人例外。
在总统勾当历程中形成的文件,究竟该当算作个人产业照旧该当算作国家产业呢?这个 问题持久没有解决。
华盛顿及其以后的几任总统,都在离任时带走了她们的个人类社会文化件以及与阁员们的来往公文。华盛顿在遗嘱中还特地说明,把他的全部文件留给他的侄儿。这种作法给美国的总统档案带来了巨大损害。例如:杰佛逊总统的档案,被火警烧掉了;菲利莫尔总统的档案,按其儿子的遗嘱销毁了;毕优伦总统和格兰特总统的档案,由于本人认为没有多大历史意义而自行销毁了。只是到了后期,国会图书馆手稿部才开始收集总统的文件。直到一九三四年景立了国家档案馆以后,情况才有好转。
罗斯福总统决定摆脱国会图书馆系统,单独储存安放自己的档案,使之属于国家档案馆。于是,他在一九三八年利用两万多名捐募者的捐款,在自己的地产上(在纽约)建造了罗斯福图书馆。这个图书馆于一九四三年捐赠给了美国人民,并于罗斯福身后一年即一九四六年向读者开放。它规定了利用档案的前提:凡涉及国家安全和对外关系以及涉及某些人的档案,均限制利用。它出版了《罗斯福图书馆手稿与档案汇集指南》。
以后的各届总统都仿照罗斯福的做法建立了总统图书馆。一九五五年,国会通过了《关于总统图书馆》法案,使这种作法合法化。总务署所属的国家档案与文件局设置了总统图书馆办理处。
杜鲁门图书馆于一九五七年开馆。这个图书馆除收藏杜鲁门及其感情好同事的文件外,还收集了国会图书馆所藏历届总统文件的缩微副本。这个图书馆也同其他总统图书馆一起参加“口头叙述史”计划,即拜候与该总统共过事的人以收集情况资料。另外,为了利用档案,也举办讨论会等,还出版了十卷本的《美国总统国务文件》丛刊,其中有杜鲁门在会议上的总结报告和发言,致国会的信函以及其他文件。
艾森豪威尔图书馆是一九六二年5月开馆的。这个图书馆除收集艾森豪威尔一生勾当的文件材料外,还收集“口头叙述史”和造型材料,即照片和绘画等。这个图书馆为了宣传所藏的文件材料,曾举办过艾森豪威尔总统周展览,还召开过关于第二次世界大战史的讨论会和座谈会。
肯尼迪在遇刺前很久就开始筹划建立图书馆的工作。肯尼迪图书馆除本人的文件材料和记录本人勾当的影片和电视片之外,还收集了对肯尼迪感情好同事约五百多人的拜候记,以及报刊上揭晓的关于肯尼迪遇刺的文章和官方报告。肯尼迪遇刺查询拜访委员会的案卷则由国家档案馆专门保管,到二十一世纪才向研究者开放。
约翰逊图书馆是最大的一个总统图书馆,藏有三千多万件手写文件,五百五十万张缩微胶片和五十万张照片。不过,这个图书馆向研究者开放的材料比较少。
各个总统图书馆的陈列室内,都摆有总统个人的物品和总统接受的赠品,如总统的画像和自画像,总统收集的邮票与货币等。
美国国家档案馆的总人数约两千四百人,其中,各个总统图书馆的工作人员约占二百人。
在美国,对于总统图书馆存在着不同的看法。有人认为,每个总统离任后都搞一个总统图书馆,就增加了档案办理工作的非集中化。由于总统图书馆在提供利用方面限制过严,有人甚至把它叫做二十世纪内记念性文件的“坟墓”。不过也有人认为,只需建立超级总统图书馆,用来保管以后各届总统的文件,就可以降服这些个缺点。
一九七八年,美国国会通过了关于总统文件的新法案,规定从一九八一年一月二十日起,总统的文件均为国家产业。总统离任时,必须把他的文件移交国家档案馆保管。
(四)州档案馆和其他档案馆。美国各州积累了大量历史档案。它们对于研究美国历史,特别是地域史极为重要。为了适应历史学界进行研究的需要,各州都建立了州档案馆,不过并非都直接归州政府管辖。有些州档案馆是该州图书馆的一个组成部分,有些属于州档案委员会或历史协会,有些则直属州政府。据报道,这些个档案馆所藏档案的总数量为九十三万一千立方英尺。
各州的档案工作大都是无计划的。档案机构不健全,财政上也很困难。例如,一九七三年缅因州的一份查询拜访报告说,由于经济困难,筹算撤销州档案馆,并把该馆所藏六千立方英尺档案全部销毁。后来由于大大都档案工作者和美国档案工作者协会的坚决反对,才保住了这个档案馆,使六千立方英尺档案免遭销毁。在美国,还有企业档案馆和大学档案馆等。企业档案馆的任务是保管企业的文件,为企业的行政办理需要服务。最著名的企业档案馆,如洛克菲勒基金会、美利坚银行、福特汽车公司,西方电气公司的档案馆,等等。
大学档案馆负责保管大学的官方文件和系统收集各类历史手稿。如最有名的哈佛大学档案馆保藏有毕业于该校的著名人士、学者的手稿和档案。
(五)美国档案工作者协会。一九三六年景立。它是美国档案工作者志愿结合的专业社团。任务是宣传档案工作,促进档案馆和档案工作者社会地位的提高,推动各类机关(包括官方和非官方的)使用统一的档案工作原则和方法。在美国这样一个国家里,档案工作者协会在档案工作者交流情况和开展科研勾当等方面,明明起着很大的作用。
美国档案工作者协会会员,起初大都是国家档案馆和州档案馆的工作人员。后来,大学档案馆,图书馆手稿部,企业档案馆和教会档案馆的工作人员都逐渐插手了协会。现在,凡美国和加拿大的公民都可申请入会。
开始时,协会没有专职工作人员。在一九七二年的年会上才决定设义务干事长职务。到一九七四年才开始付给人为。
协会设有二十八个档案委员会。凡是协会会员均可参加委员会的勾当。委员会按专门机谈判专题项目分别进行研究勾当,如有研究科学技术档案馆和企业档案馆的,有研究教育档案、数据档案、国际档案事务的,等等。
美国档案工作者协会每一年召开一次年会。会上改选协会主席和协会理事会成员。年会有三十多个分组会和专题讨论会。会议的决定只具有建议的性子,无约束力。协会机关刊物是《美国档案工作者》杂志。刊物开始发行于一九三八年。每一年四期,内部实质意义比较丰富,有专题论文、档案新闻报道、档案书刊评介等。五十年代以后,随着国际档案勾当的开展,杂志上还时常报道一些国际档案界的勾当。
除上述五种机构外,在美国还建立有十个地域档案谘询委员会和一个历史文件出版和保护委员会。谘询委员会的任务是向美国行政当局和档案当局提出建议,贯彻和实行国家档案与文件局的地方档案计划。委员会设十二名委员,由行政当局从科研和档案机关人员三拇指定。历史文件出版和保护委员会是国家档案与文件局的所属机构,由局长直接领导,任务是负责计划和协调总统文件,著名国务勾当家的文件以及有关美国历史的其它文件的公布和出版工作。
三、档案的利用和开放
在美国,个人才料(personl ppers)、文件(records)和档案(rchives)具有不同的含义。
个人才料是属于个人的。例如,一位母亲保存的出征儿子的来信;一位社会勾当家保存的本人的通信及其社交勾当的记录;一位教师或作家保存的信件、日志、讲稿以及文章和书籍的原稿等。手稿(mnuscripts)是制作者或收集者的个人产业,制作者或收集者有权销毁,出售和按照自己的意志加以处置惩罚。手稿也可以看成遗产,并按估算价值抽遗产税。由于手稿和其他个人才料是个人产业,所以,其拥有者有权决定是否开放。传统的作法是,即使出售或转让之后,原拥有者仍然有权监视手稿的开放。据说,这样作的结果,会使捐赠者乐于出让重要的手稿。
文件是为了社团的目的而制作和保存的。它不是一般的产业,而是要供社团参考的。虽然公务文件对历史学家和其他社会学家有无比巨大的价值,但是,其对政府的价值是主要的。政府制作公务文件的目的是为了在公共事务中应用。
档案则是保存在档案馆内的社团官方文件。社团处置惩罚其产业的规定适用于这种文件。错非有社团的规章或上级的指示可以遵循,社团的官员一并不得销毁或用其他办法处置惩罚档案文件。联邦政府以及某些州、市政府,对于处置惩罚或销毁政府产业都有严格规定。
档案的开放和利用受到复杂的法律规定的限制。如果是私人社团的档案,那么,私人社团就可以限制开放,以保护其商业秘密、专利权或著作权。如果该社团是联邦政府,则由联邦的规章和法律来规定是否开放,例如,由《国家安全法》、《情报自由法》、《一一六五二号行政号令》等加以规定。
研究人员到档案馆利用档案时,必须说明研究意图,填写登记表,出示身份证明。不过,履行这些个手续之后,也往往不克不及看到档案文件。档案馆拒绝提供档案的理由可能是:文件过于破碎没有办法出借,违反文件孕育发朝气关的方针或捐赠者的限制,尚未到达开放年限,等等。
近些年来,越来越多的学者以各类方式施加压力,要求更多地开放档案。一九七二年三月二日,尼克松总统颁布了新的《一一六五二号行政号令》,规定满三十年的档案一律开放。不到三十年但已跨越十年的档案,可以有监视地提供利用。但是,实际上,任何机关的领导官员都会以维护国家的安全为借口,不向研究者提供利用。
美国档案部门很重视科学参考工具书在利用中的作用。她们不仅注重编制档案目录、索引、指南等供研究者在档案馆查阅档案使用,而且还公开出版这些个科学参考工具书,向社会详细介绍她们保存的档案的内部实质意义、数量、品类等情况。美国国家档案馆的第一部《指南》是一九四o年出版的,一九四八年经修订补充后再版。一九七四年又出版了新的《国家档案馆指南》,其中介绍了四百零九个档案组合(全宗)。
随着现代科学技术的发展,新技术也进入了档案部门。为了做到迅速准确地提供利用档案,美国国家档案馆首先从查寻档案机械化、自己主动化开始,研究使用电子情报检索系统。一九七o——一九七四年,国家档案馆编制了专门程序代号系统,力图把文件内部实质意义全部输入到电子计算机里。可是由于成本太高,她们放弃了这种做法。从一九七五年起,又改用把文件索引信息存入电子计算机的方案,也就是说把文件的标题、编号、在库房内的储存安放位置等输入电子计算机。今朝,许多美国档案工作者还主张把科学参考工具书的内部实质意义存入电子计算机。这样可以做到,使利用者只按电钮就可查到所需要的档案。
〈档案学通信〉1980 1<